Digitales Archiv

Wie bekommt man 1500 gedruckte Geschäftsberichte in eine Kiste von 13x 14x 20 cm?

Ganz einfach, man fragt den Schlafenden Hasen! Nicht nur der Platz war Anlass für eine große deutsche Bank, den Schlafende Hasen damit zu beauftragen, sein Geschäftsberichts-Archiv zu digitalisieren und für das Intranet zur Verfügung zu stellen.

Wir haben eine Software entwickelt, die verschiedene Hard- und Softwarekomponenten so miteinander verknüpft, dass auch größere Dokumentenmengen innerhalb kürzester Zeit digitalisiert, per OCR gelesen und in PDF Files geschrieben werden.

Alle Geschäftsberichte wurden zunächst in einer Datenbank erfasst und mit einer Archivnummer versehen. Um sie mit einem Dokumenten-Scanner zu digitalisieren, mussten einzelne Blätter vorliegen. Dafür haben wir die Rückenheftung mit einer elektrischen Schneidemaschine abgeschnitten. Mit einem leistungsfähigen Dokumentenscanner wurden die einzelnen Dokumente in einem Arbeitsgang doppelseitig, farbig gescannt. Nach dem Scanvorgang wurden alle Geschäftsberichte wieder zusammengetragen und zur Sicherheit aufbewahrt. Mehrere Rechner übernahmen servergestützt die Texterkennung und Konvertierung in PDF.

Aus ca. 1,5m³ wurden so ca. 20 CD-ROMs, die auf einen Intranet-Server des Kunden überspielt wurden. Somit ist der Platzbedarf für die Dokumente jetzt sogar auf "0" geschrumpft.